Laporan hasil wawancara "perbedaan ruang lingkup humas berdasarkan jenis organisasi"

24/3/2014

POLINAS LP3I Alauddin Makassar

Created By: Group 3    Ayu Sulfira    Dewi Yolanda Wulandari    Feby Ratnasari    Ima Sumadir    Nurfajriani

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT karena telah melimpahkan rahmatNya  sehingga Laporan  yang membahas tentang “Ruang Lingkup Public Relation berdasarkan Jenis Organisasi” ini dapat terselesaikan. Laporan ini dibuat dalam rangka mengerjakan tugas mata kuliah “Public Relation“. Semoga Laporan yang kami buat ini dapat menambah pengetahuan kami dan teman-teman yang turut membaca Laporan ini.

Kami tahu bahwa Laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Maka, untuk menyempurnakan Laporan ini dan untuk perbaikan pembuatan Laporan kami di masa yang akan datang, kami sangat mengharapkan masukan dari dosen maupun teman-teman mahasiswa yang turut membaca makalah ini.

Tak lupa pula kami mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Laporan ini.

Makassar, 24 Maret 2014

Penyusun

I.            HUMAS PEMERINTAH KOTA MAKASSAR

Hari, Tanggal Pelaksanaan    : Selasa, 25 Maret 2014

Waktu Pelaksanaa                 : 11:30 WITA

Tempat Pelaksanaan             : Kantor Balaikota (Jl.Ahmad Yani No.2)

Narasumber                           : M. Ridha Rasyid

                                            Seksi Humas (Kepala Subbagian Dokumentasi)

Pewawancara                        : Febhy Ratnasari & Ima Sumadir

Tema Wawancara                 : Peranan Kehumasan Pemerintah

Tujuan Wawancara                           :Untuk membedakan Ruang lingkup HUMAS   menurut  jenis organisasi

Hasil Wawancara

1.      SOP (Standard Operational Procedures)

Terlampirkan

2.      Tugas dan Pencapaian

Bagian Humas Pemerintahan Kota Makassar terdiri dari 3 Subbagian yaitu:

1.      Subbagian Pmberitaan

2.      Subbagian Pengaduan masyarakat

3.      Subbagian Dokumentasi

Sesuai dengan jabatannya sebagai kepala subbagian hubungan masyarakat, Bapak M. Ridha Rasyid memiliki tugas-tugas sebagai berikut:

a.     Menyusun kebijakan tentang pengelolaan informasi pemerintahan

b.  Bekerjasama dengan media, baik media cetak maupun media penyiaran di dalam penyebarluasan informasi

c.     Menerima dan menindak lanjuti pengaduan masyarakat

d.    Membentuk image atau citra yang positif berkaitan dengan persoalan dan kebijakan pemerintah kota Makassar

e.     Menyusun rencana dokumentasi dari berita-berita yang ada

f.     Mengumpulkan bukti-bukti yang berupa arsip maupun dokumentasi lainnya seperti, foto, rekaman video,  sebagai bukti kegiatan atau persoalan yang dilaksanakan pemerintah kota.

g.  Mengumpulkan foto-foto kegiatan walikota, wakil walikota, dan sekretaris kota untuk diberikan kepada masing-masing pejabat tersebut setiap bulan.

h.    Mengumpulkan informasi yang termuat di media cetak maupun di media informasi dalam rangka penyusunan kebijakan di bidang informasi oleh walikota mekassar.

i.      Membagi tugas bagi fotographer, cameramen dan penulis untuk kepentingan media.

Telepon hotline (0411) 3629814 adalah nomor telepon yang dihubungi apabila memiliki masalah yang perlu diadukan menghimpun pengaduan di media cetak seperti fajar, tribun timur kasubag humas menjawab pengaduan masyarakat di dalam koran tersebut, kemudian di media penyiaran seperti televisi dan radio.

Pengaduan di input ke dalam komputer selanjutnya dikoordinasikan dengan SKPD terkait. Misalnya, ketika masyarakat mengadukan masalah pengurusan KTP maka, akan dikoordinasikan ke dinas kependudukan atau catatan sipil atau camat terkait, dalam waktu 3 (tiga) hari kerja mereka harus menyelesaikan permasalahan tersebut dan melaporkan kembali ke bagian humas lalu bagian humas membuat laporan mingguan atau weekly report yang diajukan kepada walikota makassar, walikota makassar akan memberikan arahan-arahan yang berkaitan dengan pengaduan tersebut. Untuk penyebarluasan Informasi sebagaimana di atur dalam Undang-Undang No.14 Tahun 2008, maka humas wajib memberikan informasi kepada media, ataupun organisasi dan lembaga lainnya dalam kurung waktu 2 kali 24 jam apabila humas melanggar hal tersebut maka akan dikenakan sanksi administrasi atau dikenakan pidana, untuk hal tersebut maka dibentuk PPID (Penjabat Pemangku (pengelola) Informasi Daerah).

·         Pencapaian subbagian pengaduan masyarakat

Periode tahun 2012 jumlah pengaduan 2800 tahun 2013 mengalami penurunan 2700 dari pengaduan  tersebut untuk tahun 2012 yang dapat dilanjuti sebanyak 72% tahun 2013 79% artinya masih banyak pengaduan masyarakat yang tidak dapat diselesaikan oleh karena berbagai macam hambatan.

·         Pencapaian Subbagian dokumentasi

Dokumentasi hampir tidak ada masalah karna hanya berkaitan dengan persoalan-persoalan administrasi dokumentasi dan arsip tersebut dan juga mengurusi kepegawaian dan keuangan.

·         Pencapaian Subbagian pemberitaan pada umunya dapat dikerjasamakan dengan media ada 7 media cetak harian, 4 televisi lokal, dan berlangganan 26 media cetak baik nasional maupun daerah 2012-2013 pencapaian 95% masih ada 5% yang belum tercapai karena keterbatasan anggaran.

3.      CSR (Corporate Social Responsibility) atau tanggung jawab social

Stakeholder humas pemerintahan kota adalah publik antara lain, media, masyarakat, instansi atau lembaga yang berkaitan dengan pemenuhan informasi yang diinginkan oleh instansi tersebut termasuk ke dalam Corporate Social Responsibility untuk humas pemerintahan kota karna organisasi ini bukan berupa perusahaan sehingga tidak ada unsur profit berupa materi dan  tidak memiliki deviden yang bisa dibagikan. Sehingga berbeda dengan perusahaan  yang harus menyediakan 1-2 persen keuntungan untuk kegiatan tanggung jawab sosial. CSR humas pemerintahan kota, yaitu berkewajiban memberikan informasi  atas persoalan kebijakan dan kegiatan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak lainnya. Kegiatan yang merupakan bagian dari tanggung jawab sosial, berupa pelatihan, workshop, seminar dll dengan bekerjasama dengan satuan kerja perangkat karyawan lain atau dengan organisasi non-profit, misalnya lembaga sosial.

II.           HUMAS PT INDO TIMUR PRIMA NUSANTARA

Hari, Tanggal Pelaksanaan   : Selasa, 25 Maret 2014

Waktu Pelaksanaan               : 13:30 WITA

Tempat Pelaksanaan             : Jl. Andalas No. 43

  Kantor PT. Indo Timur Prima  Nusantara)

Narasumber                           : Robert

  Kabag Human Resources & Development, Umum

Pewawancara                        : Febhy Ratnasari & Ima Sumadir

Tema Wawancara                  : Peranan Kehumasan Perusahaan Distribusi

Tujuan Wawancara        : Untuk membedakan Ruang lingkup HUMAS menurut jenis organisasi

Hasil Wawancara

1.      SOP (Standard Operational Procedures)

SOP Perusahaan masih dalam proses pembuatan, karena PT Indo Timur Prima Nusantara baru saja diangkat menjadi distributor utama semen 3 roda di indonesia timur sehingga manajemen dan struktur organisasi masih dalam tahap proses perbaikan.

2.      Tugas dan Pencapaian

1.   Recruitment

2.   Pembelian Perlengkapan & Peralatan Kantor serta perawatannya misalnya, ATK, Air Conditioner dll

3.   Pembelian dan perawatan kendaraan Kantor

                          

Pencapaian menurut narasumber sulit diukur, karena tugas-tugas tersebut dianggap tidak memiliki tolak ukur yang tetap dalam pencapaiannya. Namun, pekerjaan-pekerjaan terselesaikan dengan baik.

3.      CSR (Corporate Social Responsibility) atau tanggung jawab social

·         Kegiatan donor darah

·    Pemberian sumbangan atas proposal yang diajukan oleh kelurahan setempat.misalnya dalam rangka perayaan hari kemerdekaan 17 Agustus, Maulid dll dalam rangka menjaga hubungan baik dengan pemerintahan.

·         Sumbangan Kaos perusahaan pada hari raya.

III.         HUMAS PT AMANAH FINANCE

Hari, Tanggal Pelaksanaan    : Selasa, 25 Maret 2014

Waktu Pelaksanaa                 : 13:30 WITA

Tempat Pelaksanaan              : Kantor Amanah Finance Wisma Kalla 

Narasumber                           : Risma Wahyuni

                                                              Sekretaris merangkap Public Relation

Pewawancara                        : Ayu Sulfira & Dewi Yolanda Wulandari

Tema Wawancara                  : Peranan Kehumasan Perusahaan Jasa

Tujuan Wawancara         : Untuk membedakan Ruang lingkup HUMAS menurut jenis organisasi

Hasil Wawancara

1.      SOP (Standard Operational Procedures)

                                                    IDENTITAS JABATAN

1.    IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan	Sekretaris/ Risma Wahyuni
Divisi	-
Departemen	-
Jabatan Atasan Langsung

2.    TUJUAN JABATAN

·         Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan kesekretariatan guna kelancaran tugas-tugas Direksi

3.    TANGGUNG JAWAB UTAMA & INDIKATOR KEBERHASILAN

TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS UTAMA	INDIKATOR KEBERHASILAN
1.       Membuat perencanaan kesekretariatan selama setahun	-
2.       Membantu mengatur dan membuat schedule agenda kegiatan direksi	-
3.       Menyiapkan kegiatan-kegiatan dan rapat direksi, membuat notulen hasil rapat direksi dan management	-          Laporan Notulen Rapat
4.       Mengadministrasikan dan membuat surat-surat Direksi – masuk dan keluar.	-          Indeks pelayanan Direksi
5.       Mendistribusi kebijakan-kebijakan Direksi ke seluruh bagian.	-
6.       Membantu menyiapkan perjalanan dinas Direksi dan tamu-tamu perusahaan	-
7.       Membuat laporan bulanan atas kesekretariatan ke Direksi setiap bulan.	-
8.       Merekap laporan quick report cabang untuk  kebutuhan direksi setiap hari	-          Rekap laporan QR cabang
9.       Mengumpulkan laporan harian Departement di HO, merekap laporan HO untuk kebutuhan direksi setiap hari	-          Rekap laporan HO

Mengetahui :		Disetujui oleh :
		Atasan Langsung		Pemegang Jabatan
Nama      :	...	Nama      :	...	Nama      :	...
Jabatan   :	Director	Jabatan   :	...	Jabatan   :	Administration Head

2.      Tugas dan Pencapaian

Membangun hubungan dengan pelanggan kunci :

1.      Mengidentifikasi nasabah terbesar

2.      Mengidentifikasi para pengambil keputusan dalam organisasi klien

3.      Mengidentifikasi keluhan nasabah

4.      Merumuskan & mengembangkan potensi keunikan produk

5.      Membuat program promosi ke nasabah

6.      Mengatur pertemuan antara pengambil keputusan klien dan pemimpin perusahaan

3.      CSR (Corporate Social Responsibility) atau tanggung jawab social

Melaksanakan kegiatan sosial perusahaan, misalnya berupa sumbangan atau kegiatan sosial yg melibatkan masyarakat

1.      Baksos Anniversary ke 8th perusahaan pada Tahun 2013

2.      Sumbangan rutin masjid tiap hari Jumat

3.      Sumbangan untuk proposal yang diajukan panti asuhan dan masjid

IV.        HUMAS SEKOLAH LUAR BIASA NEGERI PEMBINA TINGKAT SUL-SEL

Hari, Tanggal Pelaksanaan    : Selasa, 25 Maret 2014

Waktu Pelaksanaa                 : 10:30 WITA

Tempat Pelaksanaan             : Sekolah Luar Biasa

  Jl Daeng Tata, Parang Tambunk

Narasumber                           : Drs. Kamargowo, MM

                                           (Wakasek bagian Humas)

Pewawancara                        : Ayu Sulfira & Dewi Yolanda Wulandari

Tema Wawancara                 : Peranan Kehumasan organisasi  Non-profit Lembaga   Sosial

Tujuan Wawancara          : Untuk membedakan Ruang lingkup HUMAS   menurut jenis organisasi

Hasil Wawancara

1.      SOP (Standard Operational Procedures)

Staff yang mengatur SOP organisasi tidak ada di tempat pada saat pelaksanaan wawancara. SOP sekolah Luar Biasa mengikuti SOP dinas pendidikan provinsi. Contoh aturan umum dalam SOP tersebut

1.    Apabila seorang guru ingin mengajukan permohonan izin tidak lewat sekolah tapi, harus melakukan pengisian buku izin

2.      Apabila seorang guru sakit harus ada surat keterangan dari dokter

2.        Tugas dan Pencapaian

Humas Organisasi Sekolah Luar Biasa berfungsi menyelaraskan kegiatan atau program-program sekolah pada masyarakat sekitar dengan stakeholder seperti Puskesmas. Menjalin hubungan dengan Puskesmas dalam program perawatan gigi 6 bulan sekali Humas berfungsi untuk menginformasikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan kepada pihak-pihak terkait termasuk kepada puskesmas

1.      Menginformasikan dan mengontrol Jadwal Mengajar Guru

2.   Pada jam proses pembelajaran orang tua tidak di perbolehkan untuk berkeliaran di dalam sekolah

3.  Menjembatangi komunikasi mengenai program sekolah dengan mengena dengan masyarakat sekitar

4.      Menyediakan kawasan khusus untuk orangtua murid

3.      CSR (Corporate Social Responsibility) atau tanggung jawab social

Dalam rangka merayakan ulang tahun Pembina SLB diadakan kegiatan perayaan berupa lomba menyanyi, baca puisi dll yang melibatkan anak-anak dari luar sekolah sehingga penduduk mengetahui bahwa selain dari kepedulian kepada anak-anak di dalam internal sekolah SLB juga peduli terhadap anak-anak di luar sekolahProgram pembuatan kursi roda untuk siswa SMALB (Sekolah Menengah Atas Luar Biasa) kursi roda yang telah dibuat kemudian dijual

1.     Kegiatan keagamaan misalnya maulid dengan mengundang orangtua murid keluarga staff dan guru, pejabat pemerintahan serta masyarakat sekitar

2.      Kegiatan non keagamaan

KESIMPULAN

Dari hasil wawancara tersebut dibuat kesimpulan sebagai berikut:

Hubungan Masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan menjaga garis komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Di salah satu pihak, humas harus mampu mengintegrasikan antara tuntutan publik atau lingkungan, dengan kebutuhan organisasi. Selain itu, humas juga berperan dalam membentuk opini publik atas pencitraan baik sebuah organisasi atau perusahaan.

Peran humas begitu dibutuhkan dalam setiap instansi. Baik itu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah. Sama-sama bekerja sebagai humas, belum tentu apa yang dipekerjakannya sama.

Perbedaan mendasar dari humas perusahaan swasta dengan humas pemerintahan ialah apa yang dikomunikasikannya. Apabila humas perusahaan mengkomunikasikan citra atau produk perusahaan tersebut, maka humas pemerintahan mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan pemerintah terhadap rakyatnya. Adapun persamaan fungsi humas perusahaan dan pemerintahan, yaitu sama sama membangun dan menjaga citra positif.

SARAN-SARAN

Pemerintah sebagai pihak yang mengeluarkan kebijakan tentunya membutuhkan masukan-masukan masyarakat agar tercapainya kepentingan bersama antara pemerintah dan publik. Pemerintah juga harus bisa lebih mengenal masyarakat dan kebutuhannya, serta lebih mensosialisasikan media-media yang disediakan untuk menyalurkan aspirasi masyarakat dan cepat memberikan tanggapan.

            

Pemberitaan media massa kadang menjadi “senjata” bagi pemerintahan. Ada saja berita-berita fals tentang pemerintahan yang tentunya tak dapat didiamkan begitu saja. Tugas seorang humas adalah menyikapi pemberitaan tersebut dan menjaga hubungan baik dengan media massa agar dapat membantu terciptanya pencitraan baik pemerintahan di masyarakat.

Selain mengintegrasikan antara tuntutan dari pihak eksternal dengan kebutuhan dari dalam pemerintahan, humas pemerintahan juga harus mampu mengkoordinasikan staff-staff (publik internal) di pemerintahan itu sendiri. Sebagai seorang humas di pemerintahaan, ia harus mampu mengontrol antar suatu subsistem dengan subsistem lain di dalam ruang lingkup kerja, menciptakan atmosfer kerja yang baik, hingga menjaga hubungan antar karyawan.

                                    

Perlu diingat bahwa publik tak hanya masyarakat, namun seluruh komponen yang bekerja di dalam pemerintahan pun masuk ke dalam publik internal yang patut diperhatikan.

Perusahaan harus memperhatikan dan menunjukkan kepeduliannya kepada masyatkat, khususnya untuk perusahaan manufaktur. Mengalokasikan dana untuk kegiatan tanggung jawab sosial kepada yang membutuhkan.

 

Continue Reading...